Aunque parezca lo contrario, trabajar en equipo es más complicado y menos productivo que trabajar de forma individual. Puede que “dos cabezas piensen mejor que una” pero no queremos que tarden más tiempo del prudente pensando y poniéndose de acuerdo. Sistemas y herramientas hacen posible que los equipos aumenten su productividad, y es entonces posible que un grupo de personas se conecte y concreten buenos resultados en poco tiempo (y mejor que de forma individual).
Es importante contar al menos con un sistema robusto de administración visual para tener el pulso de lo que se desea alcanzar; un buen sistema kaizen para mejorar lo que se debe mejorar cuando se debe mejorar y donde se debe mejorar; y buen seguimiento para obtener los hábitos y comportamientos que se planean. No está de más tener un buen facilitador con experiencia que vaya llevando al equipo de la mano por las etapas de desarrollo de Tuckman, y por supuesto, hacia los resultados deseados.
Tres herramientas tan sencillas como útiles son la tormenta de ideas, el multivoto y la técnica de grupo nominal. Veamos hoy cómo utilizarlas.
Tormenta de Ideas
Definitivamente la abuela de las técnicas de generación de ideas. Inventada, o más bien “formalizada” en el año 1939 por el publicista Alex Osborn (25 de mayo 1888 – 5 de mayo 1966). Durante la Gran Depresión económica de los 1930s, la empresa de publicidad BBDO, donde Osborn era ejecutivo, perdió la gran mayoría de sus clientes. Se dice que salvó a la compañía cuando obtuvo, gracias en parte al uso de la técnica de tormenta de ideas, la cuenta de la empresa de llantas Goodrich.
El diccionario Webster define Tormenta de Ideas (brainstorming en inglés) como:
Una técnica de solución de problemas en grupo que supone la contribución espontánea de ideas de todos los miembros del equipo.
Osborn notó que las reuniones convencionales llenas de jefes dominantes inhibían la creatividad, y propuso cuatro “reglas” para estimular la generación de ideas:
- No criticar las ideas
- Generar la mayor cantidad de ideas posible
- Construir sobre las ideas de otros
- Fomentar ideas exageradas y “local”
La empresa de diseño IDEO, pionera de las técnicas de Design Thinking, afirma que ha utilizado tormenta de ideas miles de veces en sus trabajo basado en las siguientes siete reglas:
- Difiera el juicio
- Fomente ideas “salvajes”
- Construya sobre las ideas de los demás
- Manténgase enfocado en el tópico
- Una conversación a la vez
- Sea visual
- Vaya por la cantidad de ideas
Una buena sesión puede generar más de cien ideas, por supuesto que éstas se deben escribir, dibujar, registrar o de otra forma no podrán ser usadas para tomar una decisión. Una vez registrados todos los aportes de los participantes sigue ahora un proceso de calificación y escogencia. Una forma de discriminar es mediante el voto simple, pero de inmediato caemos en dos problemas importantes. Un buen equipo no debería tener más de unas ocho personas, o como dice Jeff Bezos el CEO de Amazon,
Si un equipo no se puede alimentar con dos pizzas, es que es muy grande.
Así que tampoco hay mucho espacio para votar con solamente ocho votos.
Por otro lado, aún si podemos votar, la idea ganadora va a crear bandos de ganadores y perdedores. Una mejor forma de escoger es mediante la técnica de multi-voto.
Multi-voto
La técnica de multi-voto permite que cada participante tenga un número finito de votos que puede usar a voluntad. El objetivo del multi-voto es priorizar de una gran lista y así facilitar la toma de decisiones y subsiguientes acciones para el equipo.
Algunas veces se recomienda la regla de N/3 votos donde N es el número total de opciones por las que se debe votar. Suponiendo que haya 19 iniciativas. N/3 = 6.33 votos, o redondeando 6 votos por participante. Mi experiencia es que entre 4 y 6 votos es suficiente en la mayoría de los casos.
De nuestro blog anterior sobre Diagrama de Afinidad tomamos el siguiente procedimiento para multi-votar:
Para multi-votar permita que cada persona decida individualmente y en silencio la repartición de sus votos. La mejor forma de hacer la votación es utilizando etiquetas adhesivas donde se pueda escribir el número de las ideas escogidas sin ser sesgado por otros participantes. Una vez que todas las personas hayan anotado sus números en sus etiquetas adhesivas permita que cada uno lo coloque junto a la idea escogida.
Cuente las etiquetas adhesivas (votos) y anuncie los resultados de mayor a menor cantidad de votos. Si la decisión es clara termine en este momento, sino explique nuevamente el objetivo del ejercicio y haga otra ronda de multi-voto.
En la siguiente figura se muestra un ejemplo de los agentes vendedores de una empresa que escribían el correo genérico notiene@notiene.com, creando serios problemas posteriores para la localización de los clientes.
Técnica de Grupo Nominal
La técnica de grupo nominal (NGT) fue desarrollada en la Universidad de Wisconsin en 1968 por Andre Delbecq y Andrew Van deVen. (Eitington, 1989)2. Esta técnica junta a un grupo de personas para resolver problemas, pero limita la interacción inicial entre ellas. El concepto busca prevenir que la presión social o de los colegas (pares) influencie la generación de ideas. Por lo tanto, el término “nominal” es utilizado para describir la limitación de las comunicaciones.
Para llevar a cabo una sesión NGT de solución de problemas se necesita lo siguiente:
- Un facilitador o moderador para liderar la discusión.
- Se conforma un grupo de cinco a nueve personas para generación de ideas.
- Se presenta un problema.
- Antes de mantener alguna discusión, todos los miembros deben generar ideas en forma silenciosa e individual, por un espacio de 5 a 10 minutos, y escribirlas en una hoja de papel.
- El facilitador solicita entonces una idea de cada miembro en forma secuencial. Cada idea es registrada hasta que se agoten las ideas
- Como en el caso de la lluvia de ideas, no se permite discusión en esta etapa.
- Una vez que se han agotado las ideas, se permiten las aclaraciones, apoyo y la evaluación de las mismas. Se alienta a los participantes a “viajar” en las ideas de otros.
- Luego se vota sobre la idea que ofrece la mejor solución (jerarquización, orden de prioridad, etc.). Pueden requerirse varias rondas de votación antes de que se encuentre la “mejor” idea. Un método de votación emplea el uso de tarjetas y un desglose de Pareto de las ideas favoritas.
- En este punto es posible utilizar multi-voto, si el voto convencional no está ayudando a realizar la priorización de las ideas.
El facilitador debe programar entre 60 y 90 minutos para una sesión de solución de problemas. Al igual que con las sesiones de lluvia de ideas, el facilitador debe evitar tratar de influenciar el proceso. La mayor ventaja de esta técnica es que el grupo se reúne formalmente, y aun así se estimula el pensamiento independiente.
La siguiente figura resume el proceso de la TGN.
Como lo hemos dicho en otras ocasiones no importa si usted está en una sesión de Seis Sigma, Lean, SCRUM/Agile, Kepner Tregoe, 8Ds, PDCA, Seis Sombreros, “7 steps”, etc. Lo importante es la productividad de su equipo de trabajo. Por muchos años estas tres sencillas técnicas han probado su valor, y lo seguirán haciendo por mucho tiempo más. Aquí se las dejamos a su disposición.
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