La empresa canadiense Shopify anunció la semana pasada la “purga” de los calendarios de reuniones. Se eliminaron de un solo golpe 76,000 horas de reuniones, o dicho a revés, se recuperaron 76,000 de trabajo activo. El anuncio me recordó otras curiosidades sobre el mundo de las reuniones que venía juntando desde hace un tiempo. Por ejemplo, ¿sabían ustedes que existe un mejor día y una mejor hora para reunirse, que la buena química hace a los equipos menos efectivos? Hablemos hoy de estas y otras curiosidades. Como decía Julie Leitman, mi asesora académica de Fulbright-LASPAU “la vida es una reunión.”
Más sobre las reuniones de Shopify
La empresa de 10,000 empleados eliminó las oficinas hace aproximadamente dos años. En esta nueva revolución Shopify agrega:
- Se eliminan todas las reuniones recurrentes que involucren a más de dos personas.
- No se pueden agendar reuniones los miércoles.
- Cualquier reunión grande con más de 50 personas solamente se podrá calendarizar los jueves entre las 11 a.m. y las 5 p.m. tiempo del Este.
- Reuniones grandes se limitan a una por semana.
- Se les pidió a todos los empleados no volver a agendar ninguna de las reuniones recién eliminadas hasta dentro de dos semanas para así poder determinar si realmente hacían falta.
Estaremos atentos a cómo el va a Shopify y mientras tanto veamos otras curiosidades del mundo de las reuniones.
El mejor día y la mejor hora para una reunión (y el peor día para una reunión)
Martes por la tarde, más específicamente, martes a las 2:30 p.m.
La empresa británica YouCanBookMe (genial el nombre) analizó más de 2 millones de respuestas y concluyó que martes a las 2:30 es cuando más gente está libre.
El mismo estudio concluyó que lunes es el peor día para una reunión. Una de cada tres personas rechazó una invitación a reunión los días lunes.
La cantidad ideal de participantes (la regla de las dos pizzas)
En los inicios de Amazon, su fundador Jeff Bezos institucionalizo una regla: cada equipo interno debería ser lo suficientemente pequeño como para ser alimentado con dos pizzas. Piense cuántas personas quedan satisfechas con dos pizzas, entre 5 y 9. NOTA: no se consideran comelones de esos que se comen una pizza solos. Esta regla es consistente con los equipos de Six Sigma, los equipos de SCRUM, equipos de trabajo autodirigidos, etc. Agregar más gente de la necesaria atenta contra los objetivos del equipo.
Google y la regla de los 150 pies (45 metros), no se reúna con hambre
Alguna vez escuché a algún googler (empleado de Google) que la regla de los 150 pies la inició una de las primeras empleadas de la empresa que les indicó a los fundadores que siempre era bueno tener cerca donde comer.
Aunque no pude verificar el origen de esta historia si me consta que en los campuses de Google siempre habrá comida disponible cada 45 metros… y gratis… Sea un café, un restaurante gourmet, o algo en el medio, siempre hay donde comer.
Tener fácil y rápido acceso a comida en la empresa tiene muchas ventajas. Una de las principales es la informalidad y serendipia de los encuentros con otros compañeros de trabajo que resulta en conversaciones más productivas que las reuniones formales, o simplemente desconectar el cerebro por unos minutos (esencial para la creatividad). Otra ventaja es que no se pueden tomar buenas decisiones con hambre. Un estudio de 2019 publicado por la revista Psychonomic Bulletin and Review demostró que las decisiones “con hambre” son alocadas y enfocadas en el corto plazo dejando de lado el análisis del largo plazo. Otro estudio en el sistema judicial de Israel mostró que los jueces fallaban muchos más casos de libertad condicional recién después de comer que justo antes de tener un descanso para comida. Los jueces con hambre decidían mucho más rápido y en contra de los solicitantes.
El tiempo máximo de una reunión efectiva
La reunión ideal no debe ser de más de 45 minutos. Media hora es muy corto para tomar una decisión y una hora o más arrastra las decisiones a menos que exista una agenda que lo justifique. Otra cosa importante la reunión de 45 minutos permite tiempos de descanso entre reuniones sobre todo para reuniones en línea. Desconectarse de una para conectarse a la que sigue es muy cansado.
Los equipos más efectivos no tienen líderes
Las reuniones son mejores cuando todos los participantes escuchan y hablan por igual. Si uno de los participantes toma el control o simplemente se espera que esta persona lleve la batuta la efectividad global disminuye considerablemente. En las reuniones polarizadas por un actor muy fuerte se pierde el compromiso de los participantes.
La diversidad de pensamiento, no “la química” hace efectivo a un equipo
Un equipo donde todos piensen igual nunca será efectivo. Es mejor tener una buena dosis de conflicto controlado y sano, donde sea posible expresar y respetar diferentes puntos de vista sobre los temas de la agenda.
Mejor que la reunión de 45 minutos, la reunión de pie de 15 minutos
Particularmente en el mundo Lean y de Excelencia Empresarial se acostumbra a iniciar el día con una reunión de pie de no más de 15 minutos. Es una reunión muy estructurada con un facilitador bien definido. Es una reunión para entender qué se espera del día, qué problemas hubo el día anterior y si se requiere de alguna acción especial. También se acostumbra dar anuncios especiales como felicitaciones, cumpleaños, aniversarios de trabajo y otros. Se espera que cada participante tenga algo que decir relacionado con la estructura de la reunión.
Las reuniones en línea son menos efectivas que las presenciales
Una de las principales razones es la gran cantidad de distracciones que acompañan a la reunión en línea. Al menos asegúrese de que todos los participantes tienen sus cámaras encendidas, así podrá ver gestos y otras expresiones. El exceso de reuniones virtuales resulta en fatiga (Zoom fatigue) mucho más rápido que las reuniones cara a cara.
Si la vida es una reunión, que sea una buena reunión. Que estas curiosidades le ayuden a tener buenas y eficientes reuniones.
E!
Foto 1: Wednesday team meeting in the skybox. Flickr.com
Foto 2: The Shopify app on a smartphone screen. Flickr.com
Foto 3: Google Café. Flickr.com
Foto 4: Fin de curso Yellow Belt. PXS.
