Un buen proyecto DMAIC no termina cuando se han implementado las mejoras planeadas. Falta todavía la etapa más difícil y retadora, sostener el resultado en el tiempo.
El propósito de la etapa de control es asegurar que las mejoras de desempeño logradas por el proyecto se sostengan en el tiempo.
Esta última etapa consiste en recolectar toda la información que permita mantener los resultados, entender qué hacer si se identifican desviaciones, retrasos, o desperdicios para tomar las acciones correctivas inmediatas.
Las dos herramientas más importantes de esta etapa son el plan de control y los gráficos de Control Estadístico de Proceso. Otros elementos importantes incluyen estandarización, documentación, entrega formal del proyecto al dueño de proceso y lecciones aprendidas.
Puede tomar de dos semanas a varios meses, dependiendo del tiempo de respuesta que requieran los CTQs del proyecto y se cierra cuando se hace la entrega del nuevo proceso estándar, incluyendo sus formas de monitoreo, al dueño de proceso. Una vez entregado el proceso, el control y monitoreo son constantes y “para siempre”, o hasta que haya un nuevo proyecto de mejora y cambios que requieran un nuevo esquema de control.
Plan de Control
El plan de control establece un punto único de referencia para entender las características del proceso, las especificaciones, y las operaciones estándar. Como tal el plan está un paso adelante de lo que podría fallar facilitando planes de reacción y sus respectivos responsables. Los elementos principales del plan de control incluyen:
- Los pasos de proceso
- Las características de producto o de paso de proceso
- Las especificaciones
- El instrumento o técnica de medición utilizado
- El tamaño de muestra
- La frecuencia de la muestra
- El método de control
- El plan de reacción
- Los responsables
El documento tiene la forma de una tabla que generalmente hace referencia a otros documentos (diagramas de flujo, instrucciones y estándares de trabajo, estándares de control de calidad, etc.).
El plan de reacción y su respectivo responsable son las dos columnas más importantes del plan. Ahí se indica de inmediato qué se debe hacer si se presenta una desviación, y cual es la acción que se debe ejecutar en ese preciso momento para que haya un impacto y el proceso vuelva lo más pronto posible a su estado normal.
La negociación/construcción del plan de control
Forrest Breyfogle III, conocido experto Six Sigma, considera siete atributos importantes de todo plan de control que deben negociarse cuidadosamente:
- Medidas y especificaciones: el plan se debe diseñar después de considerar las expectativas y percepciones de los clientes y stakeholders. Esto asegura que el producto o servicio final está en línea con las especificaciones del usuario final.
- Entradas y salidas: determinar los parámetros de entradas y salidas, y los pasos del proceso en que entran o salen, es importante para asegurar que la información importante está fluyendo correctamente.
- Diseño y ejecución del proceso: el plan de control se construye para monitorear los resultados del proceso central, es importante conocer los estándares asociados a un buen desempeño.
- Frecuencia de reporte y forma de muestreo: se debe establecer el espacio de tiempo correcto para poder tomar las acciones correctivas cuando se requiera. Es igualmente importante determinar el tamaño de muestra y la forma de recolección de datos que mejor represente lo que está pasando en el proceso.
- Registro: Tener la documentación e información en cada paso del proceso para asegurar el mejor monitoreo.
- Acciones correctivas y planes de reacción: la parte más importante del plan de control. Los planes de reacción deben ser negociados con antelación con los responsables de proceso. Estar un paso adelante es fundamental para volver al desempeño deseado.
- Identificación de los dueños de proceso: Lo mejor es que los dueños de proceso estén claramente identificados desde el inicio del proyecto DMAIC, de esta forma será mucho más fácil hacer entrega del nuevo proceso mejorado y establecer las responsabilidades de control y planes de reacción.
Uso de gráficos de control
Si usted es nuevo en el tema de gráficos de control le recomendamos que lea la referencia 7 Herramientas Básicas de Calidad que puede descargar en nuestra biblioteca de e-books.
En el siguiente gráfico se muestra la mejora de desempeño de un proceso que tenía alrededor de un 10% de producto defectuoso al inicio de un proyecto DMAIC.
Este gráfico p muestra el porcentaje defectuoso al inicio del proyecto (aproximadamente 10%), cuando se hicieron las primeras mejoras (alrededor de 5%), luego de una segunda ronda de mejoras (cerca de 3%). Interesantemente en este proceso hubo un cambio completo de personal (última porción del gráfico) y debido a las mejoras se pudo mantener un buen nivel de desempeño (3.6% aproximadamente) mientras las nuevas operarias aprendían los detalles de las diferentes operaciones.
Este gráfico de control permitió a los dueños de proceso darle un seguimiento adecuado al desempeño de las operaciones aún cuando hubo cambios importantes en el día a día.
Por supuesto que uno quisiera tener siempre al menos 25 muestras como indica la teoría, pero no siempre se puede.
Lecciones aprendidas
Todo proyecto deja una serie de lecciones que deben ser documentadas y que forman parte del informe final una vez completada la implementación.
Algunos de los elementos que se consideran son los siguientes:
- Resultados finales del proyecto (cumplimiento del objetivo inicial).
- Contramedidas y acciones implementadas que tuvieron éxito y por qué.
- Contramedidas y acciones implementadas que no tuvieron éxito y por qué.
- Dificultades que tuvo el equipo durante el desarrollo del proyecto.
- Cualquier otra situación especial durante el desarrollo del proyecto e implementación de las contramedidas y acciones.
- Herramientas utilizadas que tuvieron el mayor impacto.
- Herramientas utilizadas que no tuvieron impacto.
- Otros departamentos, procesos, oficinas, localidades geográficas que se podrían beneficiar de los logros de este proyecto.
Usted sabe que se dieron los resultados de las pruebas de implementación, el equipo de proyecto también lo sabe, el sponsor del proyecto lo tiene claro, los dueños de proceso vieron la implementación en acción. Tómese su tiempo para planear, diseñar e implementar un plan de control efectivo que haga que esos logros se mantengan por mucho tiempo, y que solamente una nueva mejora haga que se cambien.
E!
