Quizás leas este artículo por la rareza del título que le he puesto,
o incluso más que nada por un ejercicio de lectura de ocio o incluso porque me
conozca y me tenga algo de aprecio (lo cual agradezco mucho), sin embargo, la
idea básica de este blog es analizar un poco el uso de las famosas plantillas,
o “templates” que estamos tan acostumbrados a utilizar. ¿Y es que, quién no
quiere ahorrarse un poco de trabajo? O incluso hacer más rápida una tarea
técnica en función de ser más productivo, caerle bien al patrón o simplemente
irse más temprano a ver el partido; todas, razones muy validas sin embargo
vamos a analizar pues, el uso de las plantillas.
He de decir que desde que me acuerdo de que enseño o ejerzo la
profesión, pues siempre he visto esa llamativa obsesión a usar plantillas para
todo de la gente que me rodea. Recientemente dando cursos de certificación y
por enésima vez, me han pedido un maltrecho Excel que hice por allá del año
2008 cuando trabajaba en un banco para lograr que mi equipo calculara
decentemente tamaños muestrales y pues increíble que, con tantos avances,
paquetes, apps y demás criaturas de la creación, pues existan personas que me
digan “profe por qué no se pasa esa plantillita tan bonita” (gracias).
Okey, las plantillas son valiosas, nos ahorran trabajo, nos hacen tener una
guía de cómo hacer algo, incluso en algunas ocasiones considero que nos hacen
ver más profesionales en la realización de cierta tarea sin embargo creo que
hay un aspecto que la gente no considera o considera muy poco, y es la
creatividad. Hay mucho detrás de eso, si analizamos por ejemplo una plantilla
de algo tan clásico como un chárter de proyecto, pues está claro que existirán
elementos mínimos necesarios que deberían siempre estar, algo así como el caso
de negocio, el planteamiento de problema y la meta del proyecto, todo lo demás
son adornos que complementan en la buena teoría. Sin embargo, atendiendo una
tutoría recientemente, me topé con un formato hecho por nosotros mismos en PXS
donde además de los campos clásicos que antes mencioné, sale un campo que se titula
“beneficios financieros estimados” y pues el estudiante donde me comenta al
respecto qué hacer con ese campo pues simplemente primero me deja sin palabras
y segundo me hace reflexionar, precisamente el título del artículo, las
plantillas están en otra dimensión. ¿Por qué llego a esta conclusión? La razón es que, si usted analiza, por lo
general una plantilla se crea en un contexto muy especifico de alguna situación
de negocios particular que ameritó crear ese artefacto tan útil para algo que
posiblemente se tendrá que hacer mucho, alguna otra habida mente ha visto el
artefacto llamado plantilla y ha pensado, ¡ey esto le puede servir a otra gente!,
y a partir de ahí comienza la “viralización” (en el buen sentido de la palabra)
de la plantilla.
Pero resulta interesante concluir que, si seguimos reproduciendo esa
herramienta sin control, generará un efecto indirecto que, en lugar de ayudar,
más bien entorpecerá la solución al problema. Tomemos mi ejemplo: ¿no les
parece complicado llegar y estimar los beneficios económicos de un proyecto
Seis Sigma desde el principio? Y es que, si analizamos la naturaleza del
problema divergente, aquel que al principio ni siquiera sabemos cómo resolver,
menos aún sabremos cuáles serán los beneficios financieros asociados (como en
mi caso, donde el Black Belt estimó $619,000, una cifra totalmente debatible e
incierta). En realidad, nuestra querida plantilla más bien nos puso en una
encrucijada, obligándonos a hacer algo para lo cual no tenemos ni la más mínima
idea de cómo abordarlo.
Otro caso interesante ocurrió cuando un estudiante que estaba
cursando la certificación Yellow Belt me contactó un día, y en un tono un tanto
apurado pero formal, me preguntó: “Oye profe, ¿no tienes algunas
plantillas recomendadas para hacer esto?”. Una vez más, me encontré
reflexionando sobre el posible daño que el uso excesivo de plantillas puede
causar a la creatividad. Cada proyecto y su enfoque de gestión son como granos
de arena en la playa; hay tantas particularidades que resulta difícil imaginar
que un conjunto de plantillas pueda adaptarse a todas las necesidades,
requisitos, enfoques metodológicos, incertidumbres técnicas, cambios
potenciales y demás complejidades de la gestión de proyectos moderna.
Entonces, la idea principal aquí es dejar de depender de las
plantillas. Estas herramientas se crean en contextos empresariales que
probablemente difieren mucho de nuestras necesidades actuales. El efecto
inmediato de utilizar una plantilla de manera inapropiada es que perdemos la oportunidad
de reflexionar sobre nuestras necesidades y de encontrar formas creativas de
satisfacerlas. En lugar de eso, le animo a considerar el contexto y hacer las
siguientes preguntas:
–
¿Qué es lo que realmente
necesito hacer aquí?
–
¿He definido claramente el
problema?
–
¿Cuáles son mis objetivos y qué
quiero lograr?
–
¿Es posible que el desafío
técnico que enfrento pueda ser abordado con algo que ya existe, o necesito
recurrir a técnicas de pensamiento creativo para resolverlo?
Son todas incógnitas validas, que debe usted considerar antes de
recurrir como tiburón blanco atacando a su presa, a usar la famosa plantilla o
a pedirla.
Cierto, hay cosas que la plantilla le puede ayudar a realizar, pero
recuerde, estamos en tiempos donde la complejidad de los problemas nos hace
cada día necesitar de más formas creativas de resolver las cosas,
reparafraseando a un colega, las soluciones “arroz con pollo” ya no sirven, las
respuestas tipo “futbolista del resumen deportivo” tampoco.
¿Qué debemos hacer entonces? Pues básicamente, creo que hay dos
aspectos clave a considerar. En primer lugar, como líderes de proyecto, es
fundamental crear un entorno propicio para que las personas piensen y se
atrevan a expresarse. La seguridad psicológica y el respeto son fundamentales,
así como proporcionar espacios formales para fomentar la creatividad y el uso
de técnicas de pensamiento creativo. Además, es importante adoptar un enfoque
de facilitador en lugar de simplemente dirigir. Debemos estar al lado del
equipo, permitiendo que expresen sus ideas y que descubran cómo abordar los
desafíos. Si es necesario, realizar ajustes para mantener el enfoque, pero,
sobre todo, mantengamos una visión integral del proyecto. Debemos pensar de
manera sistémica para comprender todos los factores involucrados, más allá de
las cuestiones más evidentes.
Espero que este mensaje le ayude a gestionar sus proyectos de manera
más eficaz y sencilla. ¡Buena suerte! Y recuerde, ¡dejemos que la gente piense!
