Serie Las 7 Herramientas Básicas de la Calidad. No. 4
¿Cómo fluye? O más bien, ¿cómo no fluye? Es lo visualizamos cuando dibujamos paso a paso desde el inicio hasta el final lo que sucede en un proceso. Veremos también cómo esta herramienta tuvo unos excelentes padres de familia en todo el sentido de la palabra.
DEFINICIÓN Y USOS
¿Qué es un proceso? Una forma sencilla de definirlo es: una serie de acciones o pasos hechos en un cierto orden para alcanzar un resultado particular.
El diagrama de flujo es una descripción de los pasos de un proceso en su orden secuencial. Incluye la secuencia de acciones, los materiales o servicios que entran y salen, las decisiones que se deben tomar, las personas involucradas, el tiempo que toma cada paso y otras mediciones que sean importantes.
Se usa para:
- Entender cómo se hace un proceso.
- Estudiar un proceso para mejorarlo.
- Comunicar a otros cómo se hace un proceso.
- Llegar a un consenso antes de estandarizar un proceso.
- Documentar un proceso.
- Diseñar un proceso.
EJEMPLO
En el siguiente ejemplo, tomado del CSSGB Primer en Español se muestran las figuras básicas para construir un diagrama de flujo para realizar una inspección de entrada de un material.
Las figuras o íconos básicos del diagrama de flujo son los siguientes:
Y es importante agregar los siguientes:
Hasta Sheldon Cooper, el personaje de la serie The Big Bang Theory nos recuerda la utilidad de un diagrama de flujo con su famoso Algoritmo de la Amistad.
PASOS PARA HACER UN DIAGRAMA DE FLUJO
- Definir el proceso que se va a diagramar.
- Definir los límites del proceso, dónde empieza y dónde termina.
- Definir el nivel de detalle que se va a incluir en el diagrama.
- Listar las actividades que forman parte del proceso.
- Ordenar las actividades en la secuencia apropiada.
- Cuando todas las actividades están incluidas agregar las flechas de flujo.
- Revisar el resultado con los dueños del proceso. Preferiblemente caminar el proceso si no se hizo antes.
RECURSOS Y PLANTILLAS
Existen un sinnúmero de recursos web y aplicaciones para hacer diagramas de flujo. Inclusive los programas básicos de Microsoft Office incluyen los íconos más usados. En el año 2000 Microsoft adquirió el programa Visio y lo convirtió en parte de Office. El software de Business Process Management como Bizagi incluye versiones gratuitas de construcción de diagramas. En la página de ASQ se puede bajar gratis esta plantilla para Excel.
LOS QUERIDOS PAPÁ Y MAMÁ DEL DIAGRAMA DE FLUJO
El primer uso del término diagrama de flujo se lo debemos a los precursores del estudio del trabajo Frank y Lillian Gilbreth. En 1921 Gilbreth presentó su propuesta de un método formal y estructurado de documentar un proceso en la reunión anual de la ASME (American Society of Mechanical Engineers) bajo el nombre “Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to do Work”. Rápidamente los diagramas de flujo en sus diferentes formas se convirtieron en herramienta básica de la ingeniería industrial. Los Gilbreth además inventaron los Therbligs (18 movimientos básicos para el estudio del trabajo), hicieron énfasis en eliminar los movimientos innecesarios (lo que los llevó a constantes desacuerdos y enfrentamientos con Frederick Taylor). Frank Gilbreth fue quien sugirió la creación del puesto de “caddy” un auxiliar que le pasa los instrumentos quirúrgicos a los cirujanos durante las operaciones.
Además de ser los pioneros de la ingeniería industrial y el estudio del trabajo, Frank y Lillian Gilbreth son recordados por su numerosa familia (12 hijos) que quedó plasmado en el libro “Cheaper by the Dozen” (Más Barato por Docena) escrito por sus hijos Frank Jr. y Ernestine en 1948, y que dio lugar a tres películas. La numerosa familia constantemente colaboraba en los experimentos de sus padres. Frank falleció a los 55 años de un ataque al corazón mientras hablaba por teléfono con su esposa. Lillian lo sobrevivió por 48 años más y continuó con las investigaciones sobre el estudio del trabajo y se encargó de la familia.
Así es como el diagrama de flujo viene de una numerosa y querida familia. Frank y Lillian pueden estar orgullosos de este hijo nacido en 1931 que tantos beneficios nos ha dado en la mejora continua de las operaciones.
