El diagrama SIPOC es una herramienta que se utiliza en las primeras etapas de proyectos de mejoramiento, investigaciones de causa raíz, proyectos de innovación y otros usos similares. Su nombre proviene de sus siglas en inglés Supplier, Input, Process, Output, Customer. El SIPOC es un vistazo general al proceso en estudio que le ayuda al equipo a identificar todos los elementos relevantes para el desarrollo de un proyecto. Mucha gente realiza este diagrama solamente porque se los piden, sin encontrarle mayor valor. Veamos cómo sacarle provecho.
El diagrama debe ayudar al equipo a enfocarse y debe ser la forma de acordar dónde van a trabajar. SIP indicará los primeros indicios sobre dónde buscar causas raíz, mientras que OC indicará dónde se están dando los efectos.
PASOS PARA HACER UN SIPOC
Lo interesante es que su construcción no es lineal ni de izquierda a derecha. Es mejor hacerlo de la siguiente forma:
- Inicie con la diagramación general del proceso (columna P, máximo 7 pasos).
- Identifique cuáles son las salidas del proceso y llene la columna O (Outputs).
- Identifique a las partes interesadas (stakeholders) esto le ayudará a definir quiénes son los clientes y quiénes son los proveedores del proceso en estudio. Llene primero la columna C (Clients).
- Identifique las entradas que son requeridas por el proceso y llene la columna I (Inputs).
- Revise si están todos los proveedores que deben entregar todas las entradas.
- Revise el diagrama de izquierda a derecha y vea si puede repasar mentalmente todo el proceso en estudio. Una forma de saber que va por buen camino es ver si puede hacer las primeras hipótesis de posibles causas raíz que le interesaría profundizar.
- Si todavía no se siente satisfecho agregue una sexta columna para Requerimientos del cliente. Agregue los requerimientos más importantes y revise el diagrama hacia atrás e incluya lo que le haya faltado para poder completar los requerimientos.
EJEMPLO
Veamos el ejemplo de pedir un almuerzo para llevar en un restaurante. El dueño está preocupado por el tiempo que está tardando en entregar la orden.
PASO 1. EL PROCESO.
PASO 2. SALIDAS DEL PROCESO
PASO 3. PARTES INTERESADAS (STAKEHOLDERS)
Para el ejemplo los stakeholders son:
- Clientes de las oficinas cercanas.
- Clientes casuales que no les urge.
- Proveedores de ingredientes.
- Distribuidores de equipo.
- Fabricante de cajas.
A la columna de clientes corresponden los dos primeros (clientes de oficinas cercanas y clientes casuales que no les urge).
PASO 4. ENTRADAS.
PASO 5. PROVEEDORES.
Note que cuando se listaron los stakeholders no se incluyeron algunos proveedores. En el llenado de la columna P serán tomados en cuenta.
PASO 6. REVISAR EL DIAGRAMA DE IZQUIERDA A DERECHA.
Al revisar el diagrama el equipo se da cuenta que faltó el proveedor de equipos de cocina.
El equipo decide poner mayor atención al equipo de cocina pues han tenido problemas con uno de los hornos que falla precisamente en las horas de mayor tráfico.
PASO 7. SI HACE FALTA, AGREGUE LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE.
En este caso la columna requerimientos sirvió para aclarar el diagrama pero no fue necesario modificar ningún elemento hacia atrás.
COPIS
Un último consejo antes de terminar. Otra forma de sacar el mejor provecho del SIPOC es llenarlo completamente al revés, empezando por por los clientes (C) y terminando por los proveedores (S).
Ni esta ni ninguna otra herramienta tendrá ningún valor sino le dice algo al equipo de trabajo. Encuentre siempre el “para qué” de las herramientas y verá cómo avanza hacia el objetivo de manera más efectiva.
