Hay reuniones que parecen guerras, esas donde abunda el “yo no estoy de acuerdo”, donde el debate es la única forma de comunicación, el tiempo pasa, los protagonistas se desgastan… y no hay ningún resultado. Pero también hay reuniones donde nadie pelea, nadie discute, todos están de acuerdo con todo, pero nadie está realmente comprometido con nada… y no hay ningún resultado. En el tema de esta semana trataremos la técnica de los Seis Sombreros de Pensar de Edward de Bono, como una forma de tener sesiones de trabajo equilibradas entre los dos extremos mencionados.
La técnica de los Seis Sombreros se basa en el concepto de Pensamiento Paralelo, un grupo de personas se enfoca en aspectos específicos de un tema por períodos específicos y cortos de tiempo. Seis colores definen los sombreros de la siguiente manera:
SESIONES DE SEIS SOMBREROS
El facilitador experimentado crea de antemano secuencias de sombreros de acuerdo con el tema y alcance de la reunión. Por ejemplo suponga que una empresa debe decidir sobre sus prioridades para el nuevo año. Algunos departamentos prefieren concentrarse en el producto A, mientras que otros prefieren el producto B. Durante varias reuniones ambos bandos presentan sus argumentos sobre cada una de las líneas de productos. El método argumentativo no lleva a ninguna solución. Se utiliza la siguiente secuencia de sombreros: Azul, Blanco, Verde, Amarillo, Negro, Rojo, Azul. El flujo hipotético es el siguiente:
· Sombrero Azul: Priorizar el producto al que se dedicarán más recursos en el nuevo año. Durante varias sesiones anteriores de varias horas no se pudo llegar a un acuerdo. Se seguirá la secuencia de sombreros ya indicada.
· Sombrero Blanco: La información disponible indica que el producto A es más fácil y barato de producir en el volumen requerido, el producto B requiere de cambios importantes en la operación pero es más fácil de colocar en el mercado. Información de ventas indica que el producto A ha estado perdiendo terreno, mientras que las ventas del producto B han aumentado hasta donde la capacidad lo ha permitido. Información de mercado indica que todos los competidores han dejado de hacer el equivalente al producto A. Luego de analizar la información disponible, todo el equipo decide darle prioridad al producto B.
· Sombrero Verde: ¿Cómo priorizar el producto B si la mayor parte de la operación está diseñada para el producto A? Se generan algunas ideas iniciales sobre cómo producir más de B y menos de A. El facilitador utiliza técnicas de Pensamiento Lateral para generar ideas. El Departamento de Operaciones tiene la idea de que una pequeña variación en los equipos de producción permitiría pasar al producto B sin necesidad de grandes cambios y altos costos. Se decide valorar esta idea.
· Sombrero Amarillo: La principal ventaja del nuevo cambio es el bajo costo, también la velocidad con que el producto B puede estar en el mercado.
· Sombrero Negro: Si el cambio no funciona el cambio de producto sufrirá un atraso considerable.
· Sombrero Rojo: Luego de considerar los pros y los contras se decide hacer una prueba piloto del cambio en una de las plantas de producción, mientras tanto las otras fábricas seguirán con el producto tradicional. Si todo sale bien Mercadeo y Ventas desarrollarán un plan para la venta masiva del producto B. El equipo vota y decide llevar a cabo la prueba piloto.
· Sombrero Azul: Se concluye la sesión con el plan de acción, compromisos de entrega y responsables de implementación.
La decisión que parecía imposible dentro del marco de los argumentos, de repente tiene sentido. La discusión centrada en los productos A y B impedía ver que en realidad se estaba decidiendo el futuro de la empresa. La técnica de los Seis Sombreros permite pasar del debate de lo que existe, al diseño de lo que puede ser. Escape de las reuniones sin rumbo, de las discusiones sin resultados, de los acuerdos sin compromiso, sincronice el pensamiento de los participantes con Seis Sombreros de Pensar.
