Tres Metodología para Desarrollar Proyectos: Cascada, Ágiles y Mejora Continua

El Project Management Institute define Proyecto como “un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único”.

Se caracterizan porque tienen un inicio y un final, lo que los diferencia del trabajo continuo. El resultado o entregable puede ser un producto, un servicio, o una solución (o una combinación de los tres), y se pueden medir mediante el cumplimiento de objetivos intermedios, así como el cumplimiento del objetivo final. Algunos indicadores de resultado pueden incluir tiempo, costo, calidad y efectividad.

No todos los proyectos se desarrollan igual y se pueden distinguir tres metodologías para tres muy distintos tipos de proyectos. No es conveniente cerrarse a solo un forma de realizarlos, y más bien es mi experiencia que una buena combinación de las tres formas que vamos a explicar es lo más adecuado para cumplir los objetivos finales.

Veamos entonces tres tipos de proyectos clasificados por metodologías: proyectos en cascada, proyectos ágiles y proyectos de mejora continua

Es la forma más antigua de administrar proyectos, se caracteriza por su enfoque lineal y secuencial, cada fase debe completarse antes de pasar a la siguiente. La formalización de este tipo de metodología proviene de proyectos militares como el desarrollo de la bomba atómica (Proyecto Manhattan), grandes iniciativas como el programa espacial Apolo de la NASA, y prácticamente se convirtió en LA FORMA de hacer proyectos por décadas.

Su enfoque lineal hace esta metodología la más usada para:

·      Construcción y arquitectura.

·      Montaje de grandes equipos y máquinas.

·      Grandes obras de infraestructura.

·      Industrias altamente reguladas como la Industria de Dispositivos Médicos.

·      Planes de estudio (pre-primaria, primaria, secundaria, educación superior).

Ventajas:

·      Estructura clara y bien definida.

·      Control total de cada etapa.

·      Documentación exhaustiva.

·      Se sabe cuál es el resultado que se espera.

Desventajas:

·      Falta de flexibilidad.

·      Identificación tardía de problemas.

·      Baja participación del cliente.

·      Mucho tiempo antes de ver un resultado.

·      Poca adaptabilidad a cambios.

Los proyectos ágiles son gestionados en un enfoque iterativo, incremental y flexible que se basa en colaboración, comunicación, adaptación a los cambios y entrega de valor al cliente o usuario en ciclos cortos.

El trabajo se organiza en “sprints” que son ciclos cortos de trabajo con entregables bien definidos y con objetivos específicos.

Los proyectos ágiles surgen como respuesta a las limitaciones del enfoque lineal. Desde los años 50’s y 60’s se cuestionaba la efectividad de las metodologías lineales para el desarrollo de software. La NASA prueba en los 1970s con un enfoque iterativo donde se desarrollaban primero las capacidades básicas y luego se agregaban detalles y otras funcionalidades.

En los 1980s y 1990s se introducen de otros enfoques en la misma línea como DSDM (Dynamic Systems Develpment Method y RAD (Rapid Application Development). En 1995 se introduce SCRUM, un marco que organiza el trabajo en iteraciones cortas con reuniones diarias para fomentar la colaboración. El movimiento ágil reinterpreta el enfoque Lean y se confirma como la forma de hacer proyectos adaptativos siguiendo el Manifiesto Ágil, y consolidando marcos escalados como SAFe (Scaled Agile Framework), LeSS (Large Scale Scrum) entre otros. Herramientas como Jira y Trello permiten la implementación de metodologías ágiles en equipos remotos.

El enfoque adaptativo sirve para gestionar proyectos en entornos dinámicos, inciertos y complejos, que permitan la entrega continua de valor. Ejemplos incluyen:

·      Desarrollo de software.

·      Transformación digital.

·      Mercadeo digital.

·      Innovación y desarrollo de productos.

·      Proyectos de educación de adultos tipo formación profesional.

·      Algunas operaciones de manufactura con lotes pequeños de producción y muchos cambios.

·      Proyectos de consultoría.

Ventajas:

·      Adaptación a cambios.

·      Enfoque interactivo.

·      Entrega de valor y resultados incrementales.

·      Colaboración y trabajo en equipo tangible.

·      Mitigación rápida de riesgos.

·      Menos desperdicios.

·      Mayor enfoque en el cliente.

·      Mucha visibilidad.

·      Rápidos tiempos de entrega.

Desventajas:

·      Ambigüedad inicial.

·      Dificultad para definir cuáles son los objetivos realmente importantes.

·      Conflictos de prioridades.

·      Dificultad para escalar a proyectos grandes.

·      Puede generar sobrecarga de trabajo en pocas personas.

·      Se puede perder el enfoque muy fácilmente.

·      Dificultades para calcular tiempos y costos.

·      Dependencia de los líderes de equipo.

Falta de documentación que puede ser necesaria más adelante.

La mejora continua no es un proyecto en el sentido tradicional, sino un enfoque estratégico que busca optimizar procesos, productos o servicios de manera constante. Este método está alineado con filosofías como Lean, Six Sigma o Kaizen.

He tenido docenas de conversaciones desde hace muchos años con PMPs de diferentes generaciones que me hacían la observación “la mejora continua no es un proyecto, no se sabe cuándo empieza, no tiene final, y no se sabe que recursos ocupa”. Mi respuesta, para tranquilidad de todos: hay una primera parte que consiste en la investigación de causa raíz, y una segunda parte que puede tomar la forma de proyectos cascada, o de proyecto ágil, o de una combinación de ambos.

Todo parte del ciclo PDCA (en inglés Plan, Do, Check, Act) desarrollado por los japoneses en la década de los 1950s a partir del trabajo de Walter Shewhart y W. Edwards Deming (de esto hablaremos después en otro blog). En los años 1980s una interpretación parcial del Toyota Production System se convierte en occidente en Lean Manufacturing, y por otro lado Motorola desarrolla un método muy estructurado llamado DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Tanto Lean/PDCA como DMAIC apuntan a proyectos cortos a partir de una investigación de causa raíz.

Es muy útil en organizaciones con una cultura madura de mejora constante de procesos.

Ventajas:

·      Reducción de desperdicios.

·      Productos y servicios de mejor calidad.

·      Capacidad de adaptación.

·      Sostenibilidad en el largo plazo.

·      Cultura de excelencia.

·      Participación de todo el personal.

·      Eficiencia financiera.

·      Soluciones basadas en datos.

Desventajas:

·      Curva de aprendizaje inicial puede ser lenta.

·      Requiere de personal especializado.

·      Puede generar dependencia de los especialistas.

·      Se puede perder en demasiados proyectos simultáneos.

·      Riesgo de conformismo en mejoras pequeñas.

Puede convertirse en “cuota” de proyectos de mejora anuales.

La elección entre proyectos cascada, ágiles y de mejora continua depende de la naturaleza del proyecto y de los objetivos de la organización:

• Cascada: Ideal para proyectos predecibles con requisitos claros desde el inicio.
• Ágiles: Perfecto para entornos cambiantes donde se valora la flexibilidad y la retroalimentación constante.
• Mejora Continua: Enfocado en la optimización constante y la sostenibilidad a largo plazo.

En muchos casos, las organizaciones combinan estos enfoques según sus necesidades. Por ejemplo, una empresa puede utilizar el modelo cascada para proyectos de infraestructura, la metodología ágil para desarrollar software, y la mejora continua para optimizar procesos internos.

Me encantan las combinaciones y mi favorita es Black Belt/Scrum Master, también PMP/Black Belt/Scrum Master. Y hay otras combinaciones que pueden ser de mucha utilidad para pegarle un empujón a su carrera profesional: Green Belt/Product Owner, Green Belt/SCRUM Master, etc. Por supuesto que se requiere de entrenamiento y luego práctica en cada una de las respectivas certificaciones. Hace poco me pidieron en un banco regional que les aclarara un enredo interno sobre formas de atacar diferentes problemas, iniciativas y desarrollos. Ahora en lugar de meter todos los proyectos en la misma metodología, primero definen cuál es el objetivo final y así escogen, una de las tres, o una combinación de las tres.

E!