Es seguro que todos seguimos aprendiendo durante esta época de distanciamiento social, y para los que somos jefes ha sido un tremendo tiempo lleno de lecciones. La semana pasada comentamos sobre algunas de las lecciones generales aprendidas sobre el teletrabajo (Consejos para realizar teletrabajo productivo y de calidad). Esta semana vamos a hablar de las tareas de supervisión y seguimiento en línea para jefes, supervisores y gerentes.
En el marco de los principios de respeto y humildad, base del Modelo Shingo de Excelencia Empresarial, el trabajo de supervisión en línea no cambia en su esencia. La pregunta central del jefe sigue siendo “¿cómo le ayudo a hacer su trabajo?”. Veamos entonces cómo podemos guiar a nuestra gente durante este tiempo.
Antes de la jornada de trabajo.
Es importante tomar en cuenta varias cosas “antes” de que el trabajo mismo inicie.
- Condiciones para el trabajo.
¿Tiene cada uno de los miembros de mi equipo las condiciones adecuadas para teletrabajar? ¿cumple el sitio de trabajo de la casa con las condiciones tecnológicas y ergonómicas para tener un buen desempeño? Los departamentos de TI y Seguridad Ocupacional deberían establecer lineamientos mínimos de equipamiento para teletrabajo.
Las leyes laborales han empezado a incorporar el tema de trabajo a distancia. Es el caso de la Ley 9738 Ley para regular el teletrabajo de Costa Rica, firmada el 18 de setiembre de 2019. Una rápida búsqueda por internet permite ver que la mayoría de los países de América Latina cuenta con legislación sobre el trabajo desde la casa, cada uno puede buscar los detalles propios de sus leyes nacionales.
El artículo 8, inciso (a) habla de la obligación del empleador de proveer y garantizar el mantenimiento de equipos, programas, y el valor de la energía. Si el empleado decide usar su propio equipo deberá acordarlo de previo. La empresa debe garantizar acceso a la información que se ocupa para trabajar, y la persona teletrabajadora guardar la debida confidencialidad.
- ¿Hemos establecido lineamientos mínimos sobre velocidades mínimas de internet?
- ¿Saben nuestros empleados cómo medir la velocidad de su conexión de internet?
En el artículo 10 se trata el tema de los riesgos del trabajo considerando los accidentes y las enfermedades que ocurran como consecuencia del teletrabajo que se desempeñe en forma subordinada y remunerada.
- ¿Sabemos si nuestra gente cumple con requerimientos mínimos de ergonomía como silla adecuada, altura del monitor, posibilidad de intercambiar entre trabajar de pie y sentado?
- ¿Tenemos una rutina de ejercicios diaria recomendada desde la empresa?
- ¿Qué estamos haciendo para manejar el stress, la ansiedad y las diferencias entre empleados introvertidos y extrovertidos?
2. Inducción, claridad y clima de trabajo.
Si tiene personal nuevo no debe dejar pasar la oportunidad de dar la bienvenida correcta. Recuerde que la inducción es la única oportunidad que la empresa tiene para informar oficialmente sobre su historia, su cultura, y sus expectativas. Es el mecanismo formal de lograr una buena primera impresión. Aunque no sea posible en este momento tener una de esas inducciones de tres días a una semana, asegúrese que tiene el tiempo como jefe para realizar un “onboarding express” lo suficientemente completo como para crear claridad en el nuevo personal.
Y, aunque no parezca, aun a la distancia, la empresa sigue siendo un ente vivo con una cultura y una forma de trabajo únicas. Tómese el tiempo que sea necesario para aportar claridad y revisar cómo el stress y la ansiedad están afectando su clima organizacional.
Durante la jornada de trabajo.
Ahora sí, con las condiciones base para realizar teletrabajo veamos ahora cómo supervisar las actividades diarias de nuestro personal.
La siguiente lista de recomendaciones está basada parcialmente en los consejos de quince miembros del Forbes Coaching Council y en el aprendizaje de los jefes PXSianos durante las últimas semanas.
- Defina expectativas claras. No hable de hacer las cosas “rápido” o “bien”, defina metas numéricas siempre que sea posible. Por ejemplo, si se trata de cumplir metas de ventas hable en términos de esas metas, o si está pasando por un proceso de transformación digital defina los hitos que le permiten saber que está avanzando.
- Defina reglas sencillas de interacción. Hay que acordar cosas tales como tiempo máximo para responder un correo, reglas para usar chats, reglas de interacción fuera de horas de trabajo, tiempo de reuniones en línea, definir fechas de entrega de acciones y tareas, y otras que vayan saliendo en el camino.
- Mantenga y respete el horario de trabajo. Acuerde con sus subalternos cuál será el horario regular de trabajo. Lo más sencillo es que sea el mismo horario de trabajo al que estamos acostumbrados. Para algunos jefes, acostumbrados a jornadas de 12 y hasta 16 horas diarias, con actividades muy diferentes dentro y fuera de la empresa, es fácil olvidar que su jornada personal y la jornada laboral son cosas diferentes. Claro que puede hacer una pregunta a las 7 u 8 de la noche, pero no pida un informe a esa hora para la reunión del otro día a las 8 de la mañana.
- Remoto es el nuevo local. Cuando estamos en la oficina la interacción es constante. Nos topamos en los pasillos, en el cafetería, en las oficinas. Cuando esté supervisando en forma remota mantenga la costumbre de saludar primero, contestar llamadas y chats lo antes posible, programar las reuniones de la misma forma que lo hace en la oficina, en fin, haga que el trabajo a distancia se parezca lo más posible al trabajo en oficina.
- Reúnase constantemente. La recomendación es al menos una vez al día con su personal directo. Como diría uno de los papás de la “salud organizacional” Patrick Lencioni, “No existe tal cosa como la sobre-comunicación”. Tenga reuniones cortas de seguimiento diario, tipo “lean huddle” o reunión “Gemba”. La constante interacción e inclusividad de este tipo de reuniones le ayudará a mantener a su gente enfocada.
- Haga sus “uno a uno” por video siempre que pueda. Las reuniones “one on one” o “uno a uno” tienen como objetivos contestar la pregunta del jefe ¿cómo le ayudo a hacer su trabajo?, revisar el avance del trabajo periódico, arreglar problemas que el empleado no pueda arreglar solo, entre otros. Es entendible que por motivos de ancho de banda no tengamos reuniones vía video con todos nuestros empleados, pero no hay ninguna razón para no hacerlo cuando sean reuniones “uno a uno”, siempre y cuando la conexión de internet lo permita.
- Revise constantemente el propósito de su organización con su equipo. Empiece sus reuniones revisando el propósito de la empresa (puede ser su misión o visión). Haga que el equipo se pregunte constantemente si lo que está haciendo lo acerca al propósito. NOTA: nada impide que su visión o misión sean ese propósito, lo importante es que sea la fuente última de claridad sobre el trabajo que cada persona hace.
- Refuerce las conexiones personales. La distancia no puede hacer que perdamos las relaciones interpersonales. Administre el trabajo no al empleado. Hay otras preguntas además de ¿cómo le ayudo? Por ejemplo, pregunte ¿cómo se siente? Recuerde que este un tiempo de mucha ansiedad. Dedique unos minutos a hablar de la familia, a escuchar, a humanizar la relación de trabajo.
Esté muy atento a las necesidades de su gente. Puede ser que hoy necesiten una mejor conexión de internet, mañana un poco de guía en la administración del tiempo, y por ahí otro día el refuerzo del propósito. Que la distancia no sea un obstáculo para hacer su trabajo, por el contrario, si hay que hacer de “tripas chorizo” pues nadie mejor que usted, para eso es el jefe.
