Cuando aprendemos sobre alguna metodología, técnica específica y/o el uso de alguna herramienta, aprendemos no sólo a utilizarla, sino que frecuentemente se nos dan instrucciones también de dónde y cuándo podríamos aplicarla. Se hace más fácil aprender a usar la herramienta del diagrama de afinidad y la técnica multi – voto para una dinámica en la empresa donde queramos, como ejemplo, trabajar con los integrantes de un departamento para diagnosticar los problemas que tenemos en nuestra operación. Aprendiendo el uso teórico de la técnica y asociado a un ejemplo vivencial donde en clase veamos el modo de empleo, podemos luego sacarle el provecho necesario para aplicarlos en los casos de la vida real de nuestro trabajo.
También es algo frecuente que por la versatilidad que tiene LEAN, se aplique a tareas diarias del hogar, como hacer 5s en la cocina, en el guarda ropas, bodegas, etc.
Pero ahora, ¿Qué pasa cuando intentamos utilizar una metodología y sus herramientas, en un ámbito totalmente distinto al de su área de aplicación convencional? ¿Será que sirve o no?, o ¿tenemos que utilizar un híbrido de técnicas para “salvar la tanda” y volver a la forma convencional de hacer las cosas?
Pasemos a la prueba de fuego, aplicar LEAN a un Rally de Autos Antiguos.
Lo primero es que la consigna no era solamente participar, era ganar. Ganar porque el espíritu competitivo sale a flote cuando se trata de deportes sobre ruedas.
Participar en un rally de precisión era una experiencia totalmente nueva, con la oportunidad de hacer (o echar a perder) lo que sea y como sea. Además de ser una nueva experiencia era también momento de probar el kit de herramientas y acoplarlas a la situación, que para este caso posterior a recibir la inducción como copiloto pensé que lo más acorde y simple era usar Gestión Visual de LEAN.
Las reglas del juego son sencillas:
- En el rally de precisión gana el que es más preciso y exacto, el que llega de un punto a otro en el tiempo indicado.
- Previo a hacer el rally nadie conoce la ruta, ni las etapas, o tiempos a hacer en cada tramo.
- Las hojas de ruta con toda la información del rally son entregadas 30 minutos antes de iniciar.
Tomando esto en cuenta iniciaba la travesía de LEAN-Rally; con hoja de ruta en mano y el tiempo corriendo comenzamos a aplicar la gestión visual a nuestro Rally, eso sí, siempre imaginando que lo ganábamos.
Entre piloto y copiloto debe existir una comunicación muy buena, y se debe seguir las indicaciones del piloto lo mejor posible para evitar mudas. Lo que identificamos que era de mucha importancia era tener el tiempo de salida trasladado a la hora del día. Si en algún momento nos perdíamos en la hoja de ruta o en el tiempo de llegada a cualquiera de las etapas, teníamos determinada la hora del día a la que teníamos que terminar una etapa y de forma inmediata iniciar la siguiente.
Cada etapa en la hoja de ruta tiene punto de inicio y de finalización, y el trayecto está indicado puntos de referencia físicos (parques, árboles, restaurantes, etc.) así que nuestra calibración como piloto y copiloto fue tener comunicación de los giros y cruces a seguir, pero además de varios momentos específicos de cada etapa que definimos de la siguiente manera:
Cada etapa lleva en las hojas de ruta 2 post-its,
Post-it #1:
1- La hora de inicio de cada etapa.
- Post-it #2: (con los tiempos en curso del rally).
- 2- T-2: Faltando 2 minutos (en color negro).
- 3- T-1: Faltando 1 minuto (en color naranja).
- 4- T-30 seg.: Faltando 30 seg. (en color azul).
- 5- Indicador de cuenta regresiva.
- 6- T-10seg: Faltando 10seg. (en color rojo).
En el dash del carro:
Nuestro código y estándar siempre presente, en un lugar visible: este era el lenguaje con el cual para cualquiera de las etapas nos íbamos a comunicar.
**El espiral con una flecha indica “cuenta regresiva”, esto nos indicaba frente al punto de control el tiempo que teníamos disponible para llegar**
Nuestro sistema implementado/improvisado resultó de forma muy satisfactoria. Durante el rally tuvimos muy pocos inconvenientes, los cuales se dieron durante las primeras 3 etapas, y que guardan relación directa a la fase de prueba y adaptación al sistema. Posterior funcionó de forma excelente. Las llegadas a cada etapa fueron precisas y exactas, los itinerarios seguidos tal y como lo indicaban las hojas de ruta, y lo más importante, el sistema fue tan claro y simple que hacía que la lectura se diera tal y como lo esperábamos.
En paralelo a la gestión visual llevamos un cronómetro que marcaba los laps, y que nos indicaba nuestro takt time de llegada a cada etapa.
El resultado del rally fue todavía más satisfactorio. Tuvimos primer lugar de categoría, cuarto lugar de la clasificación general, y primer lugar de clasificación por año de antigüedad.
Lean y la gestión visual están aplicados de muchas maneras en nuestro diario vivir, como por ejemplo en el transporte vehicular. Parqueos con líneas que nos indican donde estacionar, semáforos con colores indicaciones de movimiento, flechas, rótulos de velocidad, y muchas otras.
Creemos que uno de los principales conceptos que mantuvimos fue tener la información clara y visible en el momento oportuno. El haber creado un sistema de gestión simple y hecho como un traje a la medida nos dio los réditos esperados en todo momento.
Ahora bien, el sistema fue hecho y probado en el momento. Es importante recordar que si nos sirvió a los integrantes del equipo no necesariamente vaya a servirle a cualquier otro tripulante. Mantener siempre un sistema abierto al cambio, a sugerencias y mejoras puede colaborar a lograr el objetivo identificado; y, por último, pero no menos importante, construir estos sistemas y herramientas de gestión como equipo puede facilitar la operación con buena y efectiva comunicación.
