El diagrama de proceso de decisiones (PDPC, process decisions program chart) se usa para planear las actividades que se necesitan para completar un proyecto cuando se tiene información incompleta. Es útil para prevenir situaciones y problemas que puedan surgir durante la ejecución, permitiendo así anticipar contramedidas y estar listo para responder.
Cuando se usa
- Antes de implementar un plan, haciendo una lista de situaciones que no se hayan anticipado.
- Cuando la ejecución no tiene alternativa (se tiene que ejecutar en el momento preciso).
- Cuando el costo de fallar es muy alto.
Pasos para la construcción del PDPC
- Desarrollar un diagrama de árbol del plan de ejecución propuesto. Primer nivel muestra el objetivo, segundo nivel las actividades, tercer nivel las tareas generales de cada actividad.
- Para cada tarea del tercer nivel piense qué puede salir mal y escríbalo (nivel 4).
- Revise todos los potenciales problemas y elimine aquellos que sean improbables o que tengan consecuencias insignificantes.
- Para cada problema escriba una lista de posibles contramedidas. Muestre las contramedidas en el nivel 5 del diagrama.
- Haga los cambios que se requieran en el plan original y tenga listos los recursos en caso de tener que ejecutar alguna de las contramedidas.
Ejemplos de PDPCs
La forma clásica de la herramienta es como se presenta en la siguiente figura.
Supongamos que tenemos un viaje de negocios y queremos que todo salga bien. Veamos qué podría pasar con el viaje como tal y qué contingencias podríamos planear. Después de muchos años de conferencias, reuniones de negocios, cursos por todo el mundo, etc. una de nuestras contingencias comunes es agregar un día más de viaje para no llegar ajustado a la actividad.
La herramienta puede tomar diferentes formas. En la siguiente figura vemos como prepararnos para un examen de certificación de la American Society for Quality.
Diagrama de contingencias
Una de las formas de la herramienta que más me gusta es el diagrama de contingencias. En lugar de plantear el objetivo se plantea el contra-objetivo y luego hacemos una lista de todo lo que tenemos que hacer para que el proyecto falle. Para cada una de esas acciones se plantean contingencias para evitar que pasen. En la siguiente figura se puede ver como luce esta forma del PDPC.
Como ejemplo, un grupo de actores, atletas y acróbatas mexicanos presentaba un espectáculo de la serie japonesa de animé Dragon Ball. La presentación se iba a realizar al aire libre en el Parque de Diversiones de San José, Costa Rica. Durante el ejercicio de contingencias surgió rápidamente el problema de la lluvia (muy común para la época del año de la presentación). El equipo de trabajo se planteó un plan de lluvia que incluía tener listo un salón techado, redireccionar la fila de visitantes, y cerrar el espacio abierto. Unos 20 minutos antes del espectáculo efectivamente empezó a llover. El encargado simplemente dio la orden por radio “inicia plan de lluvia”. El evento fue un éxito completo y los visitantes ni siquiera se dieron cuenta del cambio. Con un ejercicio de diagrama de contingencias el equipo estuvo siempre un paso delante de lo que podía suceder.
Por supuesto el equipo también se planteó otras situaciones como temblores, accidentes en el elenco artístico, accidentes en el público, peleas en el público, falta de baños, desorden en la fila, etc. Al final, de todas las situaciones anticipadas por el grupo la lluvia fue la única que se materializó, y todo estaba listo para contrarrestar su efecto.
El diagrama de proceso de decisiones es una herramienta muy efectiva para asegurar la ejecución de un proyecto con el mínimo de retrasos y problemas. Pensar en qué puede salir mal y estar un paso adelante le ahorrará muchas carreras y dolores de cabeza.
E!
Le invitamos a escuchar un nuevo episodio de nuestro podcast Excelencia Pura Vida, en esta ocasión nos acompaña María del Pilar Zeledón, Catedrática de la Universidad de Costa Rica, Coordinadora de la red de innovación académica de la Universidad Técnica Nacional, docente, investigadora, conferencista y toda una institución en Calidad e innovación académica y también premio nacional Aquileo Echeverría en el 2000.
