Una matriz de priorización es una técnica para comparar opciones utilizando criterios específicos que permiten definir qué priorizar. Se puede aplicar para organizar desde tareas simples hasta proyectos complejos. En general la podemos usar cuando:
- Una lista de varias opciones se tiene que reducir a una sola opción.
- Cuando la decisión se debe hacer sobre la base de varios criterios.
- Luego de que una larga lista de opciones ha sido reducida a una más manejable.
Algunas de las situaciones que pueden requerir el uso de una matriz de priorización incluyen:
- Cuando solamente se puede seleccionar un problema para trabajar en su solución.
- Cuando solamente se puede implementar una solución para un problema.
- Cuando solamente hay recursos para desarrollar un nuevo producto.
Pasos para construir un diagrama de priorización
- Determine su meta.
- Haga una lista de las posibles alternativas entre las cuales hay que escoger.
- Desarrolle los criterios de selección.
- Asigne pesos o puntajes a los criterios de solución.
- Calcule los puntajes específicos para cada alternativa de solución de acuerdo con los pesos o puntajes asignados a los criterios de solución.
- Determine cual de las opciones tiene el mayor puntaje general o total.
- Escoja la opción con mayor puntaje general o total.
Ejemplos de matrices de priorización
Matrices 2X2
Sencilla y poderosa al mismo tiempo. Un ejemplo es la matriz de impacto – esfuerzo para clasificar proyectos.
Matrices de varios factores y pesos.
Un caso más complejo es el tipo de matriz que incluye varios factores cada uno con su respectivo peso y además una calificación para cada elemento específico. Por ejemplo, la siguiente es una matriz de factores y pesos para escoger entre varios proyectos.
Nótese como cada proyecto se califica de 1 a 4 para cada uno de los factores. Además, el factor costo tiene un peso de 2 (el doble) relativo a todos los otros factores.
El Proyecto C obtiene un puntaje total de 23 puntos cuando se suman las calificaciones multiplicadas por los pesos de la siguiente manera:
(3*1) + (3*1) + (1*1) + (4*1) + (4*2) + (4*1) = 23 puntos
Otro caso muy parecido es la matriz de causa y efecto, una herramienta de proyectos de mejora continua que se usa cuando no hay datos iniciales. El siguiente es un ejemplo de una institución de gobierno de Costa Rica que requería ubicar las causas retrasos en documentos jurídicos.
En este caso las calificaciones de las variables de entrada van de 1 a 10, y los pesos de los factores o variables de salida también van de 1 a 10.
Las tres variables con mayor puntaje resultaron ser: no hay estándares, formatos con excesiva información, y falta de cuidado del operador jurídico. El jefe del departamento indicó que la matriz “había leído perfectamente la situación de su oficina”.
Matriz de Pugh
La matriz de Pugh es una importante herramienta que se usa para escoger entre varias alternativas, generalmente de diseño, pero como veremos en el siguiente ejemplo se puede usar en muchas situaciones.
Stuart Pugh (1929 – 1993), ingeniero mecánico, diseñador industrial y profesor universitario, conocido por su libro Total Design propuso una matriz que compara opciones de forma muy simple. Solamente usa tres símbolos S, -, +. Se toma un diseño o elemento base, y luego se compara contra otros diseños o elementos simplemente asignando una S a la comparación cuando ambos elementos son iguales (same), un – (menos) cuando el elemento de comparación es inferior a la base, y un + (más) cuando es superior. Al final se suman todos los + y todos los – y se concluye sobre el diseño o elemento base en relación a los demás.
En el siguiente ejemplo se compara a la selección de futbol de Costa Rica con sus principales contrincantes del área de CONCAFAC:
Se concluye que la Selección Nacional de México es mejor que la Selección Nacional de Costa Rica, y que todas las demás selecciones son iguales o inferiores que los Ticos.
NOTA: originalmente este estudio se llevó a cabo antes del “Fenómeno Keylor Navas”, sin duda el mejor portero en la historia de CONCACAF.
Una versátil herramienta con muchas variantes, la matriz de priorización es una gran forma de llegar a un acuerdo consensuado y bien pensado sobre que ruta tomar, sea un proyecto de mejora, un nuevo diseño, o un buen portero.
