Siete herramientas básicas de la calidad. La hoja de verificación. La fuerza de la toma de datos.

Serie las 7 Herramientas Básicas de la Calidad. No. 6

También se le conoce como hoja de toma de datos, hoja de cuenta, hoja de comprobación, hoja de chequeo (que conste que la RAE nos advierte que “chequear” o “checar” son anglicismos, aunque de uso generalizado y aceptable). Ninguna otra de nuestras herramientas puede presumir de tantísima longevidad con sus aproximadamente treinta y cinco mil años de existencia.

DEFINICIÓN Y USOS

Una hoja de verificación es un formato prediseñado para la recolección estructurada de datos. Se puede adaptar a gran cantidad de usos más allá de recolectar datos, principalmente como “check list” para actividades, proyectos e instrucciones de trabajo.

Se usa para:

• Recolectar mediciones de forma estructurada.
• Recolectar frecuencias de defectos y otros problemas.
• Recolectar frecuencias de eventos como por ejemplo tipos de servicios solicitados por los clientes.
• Recolectar datos sobre la localización de defectos y problemas de calidad.
• Recolectar datos que pueden indicar patrones de eventos, defectos y problemas.
• Como lista de chequeo (check list) para dar seguimiento a una serie de actividades y tareas.

EJEMPLO

En el siguiente ejemplo es posible recolectar información específica sobre la ocurrencia de cinco defectos y se agrega un espacio para “otros”. Además también es posible tomar la información por día (del Primer de Green Belt en Español de QCI y PXS).

Se puede hacer un análisis preliminar de la concentración de defectos y la concentración de los días en que ocurren. Asumiendo que el día 6 (sábado) solamente se trabajan unas pocas horas preocupa la cantidad de defectos, particularmente rayones, observados ese día. Igualmente el defecto luz defectuosa parece ser consistente día con día.

PASOS PARA HACER UNA HOJA DE VERIFICACIÓN

1. Decida cuál evento, proceso, situación o problema va a observar.
2. Desarrolle definiciones operacionales claras de lo que va a observar (en el ejemplo anterior hay que definir de previo cada defecto) incluyendo fotos, dibujos, esquemas, y todo lo que pueda facilitar la recolección de los datos.
3. Decida sobre el periodo de tiempo de recolección de los datos.
4. Diseñe la hoja, formato o plantilla. Si va a recolectar frecuencias diseñe su formato de tal forma que solamente requiera marcas. Si va a escribir números asegúrese de tener el espacio adecuado y de indicar el número de decimales correcto.
5. Pruebe la hoja por un período corto de tiempo con las personas que van a tomar la información.
6. Agregue las decisiones que deben tomarse cuando se registran problemas particulares o se llega a una frecuencia acordada.

RECURSOS Y PLANTILLAS

La hoja de verificación se puede hacer fácilmente en una hoja de Excel. Como en todos los casos anteriores existen una gran cantidad de formatos prediseñados disponibles en internet. Este formato se puede bajar de la página de ASQ y sirve hasta para diez defectos para cada día de la semana.

TREINTA Y CINCO MIL AÑOS DE HISTORIA Y CONTANDO

En inglés otro nombre común para nuestra herramienta de hoy es tally sheet. Tally viene del inglés antiguo talye, y esta palabra a su vez se remonta, al menos en parte, al término en latín talea, pieza delgada de madera.

Piezas delgadas de madera o de hueso fueron las primeras formas de toma de datos. Las dos más antiguas conocidas hasta ahora son el Hueso de Lebombo, una parte del peroné de un mandril, y los Huesos de Ishango, también coincidentemente peronés de mandril.

El Hueso de Lebombo, cuya edad estimada es de 35,000 años, fue encontrado en lo que hoy es Suazilandia un pequeño estado africano sin salida al mar localizado entre Sur África y Mozambique. Las veintinueve marcas del Hueso de Lebombo probablemente se refieren a alguna forma de medición de tiempo, posiblemente un calendario.

Los Huesos de Ishago (que son dos), de aproximadamente 22,000 años, fueron encontrados en la República Democrática del Congo, un enorme país en África Central, por cierto no muy democrático. Los Huesos de Ishago van más allá de simples marcas y se consideran la primera calculadora de la historia. Estos dos huesos parecen seguir una sucesión matemática, hacen referencia a números primos, y su uso específico es un misterio, algunos dicen que siguen un ciclo menstrual asociado a la luna y otros que es un sistema numérico–astronómico completo (más información aquí).

Treinta y cinco mil años de instrumentos de recolección de datos nos dicen que la puerta de entrada a una buena investigación es la toma de buena información que nos dirija correctamente hacia posibles causas raíz, concentraciones, patrones y, finalmente, soluciones efectivas.