Un profesional certificado como CQA (Certified Quality Auditor) de la American Society for Quality entiende los estándares, principios y técnicas de auditoría para examinar, cuestionar, evaluar y reportar la adecuación y deficiencias de un sistema de gestión. Analiza todos los elementos de un sistema y juzga el grado de adherencia a un criterio. Lo más importante es la capacidad del CQA para evaluar casi cualquier norma, y por supuesto, como las otras certificaciones de ASQ el CQA no es solamente un curso sino la verificación de los atestados de un profesional luego de examinar su experiencia, currículo y la evaluación final de sus competencias por medio de un examen de 5 horas, donde el 30% del examen corresponde a casos de auditoría. Todos los detalles del cuerpo de conocimiento y los requisitos para optar por esta certificación se pueden encontrar en el siguiente brochure en línea.
Como muestra de la versatilidad de la certificación vamos a crear una situación hipotética en la que un CQA es contratado por el rey Hammurabi por ahí del año 1,700 AC para auditar la aplicación del código del mismo nombre, basado de la conocida Ley del Talión (Ojo por ojo, diente por diente). Este grupo de leyes es uno de los primeros intentos formales de normalizar una sociedad más allá del juicio de los gobernantes de turno, y fue muy útil dentro del Imperio Babilónico. Una “copia” en una escultura de piedra de 2.25 metros de alto se exhibe en el Museo del Louvre, en París. Las leyes, numeradas del 1 al 282, con algunas omisiones que nunca han sido encontradas, se pueden ver en este enlace.
PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
Los siguientes son los elementos a considerar previo a la realización de la auditoría. El rey Hammurabi quiere determinar cómo se está utilizando su código en la ciudad de Nippur.
Cliente: Hammurabi, Rey de Babilonia.
Auditado: Ciudad de Nippur.
Lugar: Ayuntamiento de la ciudad de Nippur.
Fecha: Equivalente en el calendario babilónico al 25 de abril de 1729 antes de Cristo.
Responsable por parte del auditado: Nazi-Enlil, gobernador de la ciudad de Nippur. Se designa a Nazi-Enlil como acompañante oficial durante toda la auditoría.
Auditor líder: Ben-CQA-Alí, auditor independiente contratado por el cliente.
Norma/estándar a utilizar: Código de Hammurabi. Versión 1.0 localizada en una escultura exhibida en el Museo de Louvre, París.
Propósito de la auditoría: Evaluar la capacidad de la ciudad de Nippur para cumplir con lo establecido por el Código de Hammurabi.
Alcance: De acuerdo con lo establecido contractualmente entre el cliente Rey Hammurabi de Babilonia y el auditado ciudad de Nippur, se divide el código en 6 partes que serán auditadas semestralmente para realizar un ciclo completo de la norma (código) cada tres años. Las auditorías se llevarán a cabo de la siguiente manera:
| Texto del Código de Hammurabi | Período de auditoría |
| Leyes 1 a 50 | Primer semestre año 1 |
| Leyes 51 a 100 | Segundo semestre año 1 |
| Leyes 101 a 150 | Primer semestre año 2 |
| Leyes 151 a 200 | Segundo semestre año 2 |
| Leyes 201 a 250 | Primer semestre año 3 |
| Leyes 251 a 282 | Segundo semestre año 3 |
Corresponde al presente período las leyes de la 1 a la 50, primer semestre año 1.
Agenda de la auditoría
Nota: las horas equivalen a horas babilonias de acuerdo con el ciclo lunar correspondiente a abril.
8:30 a 9:00 a.m.
Reunión de Apertura:
Presentación de los participantes.
Revisión y modificación de agendas.
Revisión de estructura organizacional de la ciudad de Nippur.
Revisión de responsabilidades y roles de la ciudad de Nippur.
Iniciativas de mejoramiento continuo y cambios recientes.
9:00 a.m. a 12:00 p.m.
Revisión de leyes 1 a 25.
12:00 a 12:30 p.m.
Almuerzo
12:30 p.m. a 4:00 p.m.
Revisión de leyes 25 a 50.
4:00 p.m. a 4:30 p.m.
Tiempo de auditor para revisión de notas y observaciones.
4:30 p.m. a 5:00 p.m.
Reunión de cierre.
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Se empezó por la reunión de apertura, los asistentes firmaron en la hoja de asistencia y se inició con la ejecución.
Por supuesto la auditoría se lleva a cabo revisando la evidencia de cumplimiento de las leyes 1 a 50 mediante documentos, entrevistas, fotografías, muestras y todo lo que el auditor pueda sustentar mediante pruebas convincentes. Aquello que no pueda ser verificado por el gobernador dará lugar a observaciones que, de acuerdo con su magnitud, pueden llegar a convertirse en hallazgos y posibles acciones correctivas.
En mi caso mi técnica principal de auditoría la aprendí de Glenn Henning, actualmente vicepresidente de calidad de Panduit Corporation, cuando él me auditaba a mí en la planta de Panduit en Grecia, Costa Rica. Su técnica consiste en escribir, escribir, y escribir, y como dice Glenn, entre más escriba uno mejor para el auditado porque uno sólo puede documentar cuando existe evidencia. Últimamente le he estado agregando fotografía digital cuando es posible hacerlo.
También es común utilizar listas de verificación con los elementos de la norma auditada en el lado izquierdo y los comentarios y evidencia del lado derecho.
Veamos un ejemplo de la ejecución de esta auditoría hipotética mediante la técnica de la lista de verificación.
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Elemento de la norma |
Comentarios/evidencia |
| Leyes 1 y 2:
Ley 1: Si uno ha acusado y ha embrujado a otro y no puede justificarse, es pasible de muerte. Ley 2: Si uno embrujó a otro y no puede justificarse, el embrujado irá al río, se arrojará; si el río lo ahoga, el que lo ha embrujado heredará su casa; si el río lo absuelve y lo devuelve salvo, el brujo es pasible de muerte y el embrujado tomará su casa. |
Desde la introducción del código hace dos años hasta la fecha 123 hombres han acusado a otro sin justificación. Se encontró evidencia escrita en el formulario “FCH-Leyes 1, 2 – Al Río” V. 1.1 Fecha tercera luna del tercer año del reinado de Hammurabi. De acuerdo con este documento 118 de los 123 fallecieron al ser arrojados al cauce del Shat-en Nil, cauce del Eufrates más cercano a la ciudad de Nippur. De los 5 sobrevivientes se entrevistó a Mich-Ael-Fili y I-An-Tor, ambos demostraron su inocencia al sobrevivir a la caída al río. |
| Ley 8:
Si uno robó un buey, un carnero, un asno, un cerdo o una barca al dios o al palacio, si es la propiedad de un dios o de un palacio, devolverá hasta 30 veces, si es de un muskenun (súbdito), devolverá hasta 10 veces. Si no puede cumplir, es pasible de muerte.
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Se encontró evidencia de 45 casos de este tipo de robo al templo del dios Shamash, 15 hombres libres y 30 muskenun. De acuerdo con el documento “FCH-Ley 8 – devolución o muerte “ V 2.0 Fecha cuarta luna del cuarto año de reinado de Hammurabi, 2 de los 15 hombres libres no devolvieron lo robado y no fueron castigados con la muerte. De los 30 muskenun solamente 3 cumplieron con la devolución, los otros 27 fueron ejecutados de acuerdo con lo establecido.
** Observación: 2 de 15 casos no se cumplió con lo establecido por la ley. |
Al finalizar la auditoría el auditor tuvo tiempo para revisar sus notas y determinar las observaciones a presentar en la reunión de cierre.
En la reunión de cierre estuvieron presentes las mismas personas de la reunión de apertura. El auditor presentó el resumen de la actividad indicando que la auditoría se condujo sin dificultades. Las autoridades, hombres libres, muskenus (siervos) y esclavos que fueron entrevistados colaboraron de forma profesional, y respetuosa.
Se continuó indicando que se generaron 2 hallazgos críticos, 2 mayores, y 4 menores. Los hallazgos se comunicaron verbalmente al grupo, principalmente a Nazi-Enlil durante la reunión de cierre.
REPORTE DE LA AUDITORIA
El reporte final de las leyes 1 a 50 se completó y entregó al cliente (rey Hammurabi) en el tiempo de 15 días que se había acordado previamente. Como corresponde el reporte contiene las siguientes secciones:
- Resumen ejecutivo.
- Resumen de la auditoría.
- Lista de asistencia reunión de apertura.
- Lista de asistencia reunión de cierre.
- Documentos usados para realizar la auditoría.
- Presentación de la evidencia detallada de cada una de las 50 leyes auditadas.
- Lista detallada de documentos revisados durante la auditoría.
Se muestra un ejemplo de un hallazgo crítico y un ejemplo de un hallazgo menor a continuación.
Hallazgo 1
Criticidad: Crítico.
Categoría: Leyes sobre propiedad y servicio militar.
Descripción del hallazgo: No se encontró evidencia de la verificación de la edad del hijo de oficiales o soldados (convocados a las fortalezas reales o hechos prisioneros).
Observación: consistentemente el formulario “FCH-Gestión de los negocios del padre V 3.2 con fecha: octava luna del segundo año del reinado de Hammurabi” tiene vacío el campo edad del hijo del oficial o soldado. Una muestra de 5 de estos documentos reveló que 2 de los 5 hijos eran menores de edad.
Referencia: Código de Hammurabi. Versión 1.0 localizada en una escultura exhibida en el Museo de Louvre, París. Leyes 28 y 29 presentadas a continuación (nota: solamente para efectos del ejemplo, en un reporte de auditoría solamente se pone la referencia como tal, sin detalle).
Ley 28: Si un oficial o soldado convocado a las fortalezas reales (o prisionero en la derrota del rey) tiene un hijo capaz de ejercer su gestión, se le dará a éste campo y huerta y ejercerá la gestión por su padre.
Ley 29: Si el hijo es menor y no puede cuidar la gestión de los negocios de su padre, un tercio del campo y de la huerta se dará a la madre, y la madre lo educará.
Hallazgo 2
Criticidad: Menor.
Categoría: Leyes sobre esclavos.
Descripción del hallazgo: Se encontraron 2 documentos de 5 inspeccionados, sobre ejecuciones relacionadas por robo de esclavos, sin la firma de cierre del gobernador. Se revisaron 7 formularios de ejecución más que contenían la firma respectiva.
Observación: Los formularios correspondientes a las ejecuciones de Nabú-Ahhe-Eriba y Ninurta-Udammiq, ambos hombres libres ejecutados por robar esclavos, no contenían la firma de cierre del gobernador, ambos con la misma fecha (novena luna del primer año del reinado de Hammurabi). La codificación del formulario es FCH- Leyes 15 y 16, con fecha segunda luna del primer año del reinado de Hammurabi.
Referencia: Código de Hammurabi. Versión 1.0 localizada en una escultura exhibida en el Museo de Louvre, París. Leyes 15 y 16 presentadas a continuación (nota: solamente para efectos del ejemplo, en un reporte de auditoría solamente se pone la referencia como tal, sin detalle).
Ley 15: Si uno sacó un esclavo o esclava del palacio, un esclavo o esclava de un muskenun, será muerto.
Ley 16: Si uno alberga en su casa un esclavo o esclava prófugos del palacio o de un muskenun, y no lo hace salir al requerimiento del mayordomo, el dueño de casa será muerto.
SEGUIMIENTO
El rey Hammurabi extendió solicitudes de acciones correctivas para los hallazgos críticos y mayores. Se le indicó al gobernador Nazi-Enlil que durante la próxima auditoría debería presentar el avance de las contramedidas, o de lo contrario peligra su vida. Al rey le gustó el estilo de auditoría, y envío un comando real indicando que todo oficial de gobierno con responsabilidades de evaluación y seguimiento de las leyes, debería certificarse CQA antes de un año o de lo contrario sería lanzado al río Eufrates.
