Es un error clásico irnos directamente a las soluciones. Si usted contabiliza la cantidad de veces que le ha sucedido en una reunión que el enfoque se encuentra en las soluciones y no en el proyecto, en la definición del problema o en las necesidades de mejora, es posible que se sorprenda.
La excelencia empieza en reuniones tan sencillas como esas, las que tenemos todos los días para resolver problemas sencillos también.
¿Cómo puedo tener una reunión efectiva utilizando herramientas de Lean Manufacturing y Six Sigma?
Empiece por Planificar el motivo de la reunión. Antes de programar la misma, usted debe plantearse un objetivo y definir a quiénes necesita para cumplir con ese objetivo. Una vez que tenga claros estos dos puntos puede colocar la reunión.
Durante su reunión utilice herramientas sencillas, efectivas y que cuya metodología sea para todos. Una recomendación es utilizar el multivoto, que le permite identificar ideas de todo el equipo al mismo tiempo que puede agruparlas y posteriormente clasificar las más importantes según el mismo voto asignado por los participantes. No se limite, utilice las ideas generadas en esta herramienta para generar paretos que le permitan respaldar los datos que acaba de obtener.
Salga de su reunión con acciones pendientes y pase a la siguiente fase.
Continúe con Hacer e implementar las acciones que salieron de su reunión. Pero sobre todo no olvide Verificar que las acciones siguen estando vigentes ya que no es suficiente con implementar; usted debe asegurarse de que las acciones están siendo efectivas y que todas las personas involucradas las tienen claras.
Al finalizar usted debe Actuar al cuestionarse cuáles otras acciones puede tomar para mejorar continuamente. No se limite nuevamente a resolver un problema puntual, sino a integrar su solución en todas las áreas, sistemas y procesos que sea posible.
Si usted logra hacer sus reuniones utilizando estos 4 pasos, ¿sabe lo que está implementando? El ciclo de Deming (PHVA), el cual es un método de mejora continua de la calidad en la administración de una organización.
En resumen:
- No programe reuniones sin objetivos claros.
- Las reuniones son necesarias, pero no caigamos en utilizarlas solamente para “ponernos de acuerdo” sino para resolver y mejorar.
- Utilice su semana de la forma más efectiva posible sin olvidar que día a día usted puede hacer la diferencia siendo un profesional de la mejora continua.
