Quizás leas este artículo por la rareza del título que le he puesto, o incluso más que nada por un ejercicio de lectura de ocio o incluso porque me conozca y me tenga algo de aprecio (lo cual agradezco mucho), sin embargo, la idea básica de este blog es analizar un poco el uso de las famosas plantillas, o “templates” que estamos tan acostumbrados a utilizar. ¿Y es que, quién no quiere ahorrarse un poco de trabajo? O incluso hacer más rápida una tarea técnica en función de ser más productivo, caerle bien al patrón o simplemente irse más temprano a ver el partido; todas, razones muy validas sin embargo vamos a analizar pues, el uso de las plantillas.
He de decir que desde que me acuerdo de que enseño o ejerzo la profesión, pues siempre he visto esa llamativa obsesión a usar plantillas para todo de la gente que me rodea. Recientemente dando cursos de certificación y por enésima vez, me han pedido un maltrecho Excel que hice por allá del año 2008 cuando trabajaba en un banco para lograr que mi equipo calculara decentemente tamaños muestrales y pues increíble que, con tantos avances, paquetes, apps y demás criaturas de la creación, pues existan personas que me digan “profe por qué no se pasa esa plantillita tan bonita” (gracias). Okey, las plantillas son valiosas, nos ahorran trabajo, nos hacen tener una guía de cómo hacer algo, incluso en algunas ocasiones considero que nos hacen ver más profesionales en la realización de cierta tarea sin embargo creo que hay un aspecto que la gente no considera o considera muy poco, y es la creatividad. Hay mucho detrás de eso, si analizamos por ejemplo una plantilla de algo tan clásico como un chárter de proyecto, pues está claro que existirán elementos mínimos necesarios que deberían siempre estar, algo así como el caso de negocio, el planteamiento de problema y la meta del proyecto, todo lo demás son adornos que complementan en la buena teoría. Sin embargo, atendiendo una tutoría recientemente, me topé con un formato hecho por nosotros mismos en PXS donde además de los campos clásicos que antes mencioné, sale un campo que se titula “beneficios financieros estimados” y pues el estudiante donde me comenta al respecto qué hacer con ese campo pues simplemente primero me deja sin palabras y segundo me hace reflexionar, precisamente el título del artículo, las plantillas están en otra dimensión. ¿Por qué llego a esta conclusión? La razón es que, si usted analiza, por lo general una plantilla se crea en un contexto muy especifico de alguna situación de negocios particular que ameritó crear ese artefacto tan útil para algo que posiblemente se tendrá que hacer mucho, alguna otra habida mente ha visto el artefacto llamado plantilla y ha pensado, ¡ey esto le puede servir a otra gente!, y a partir de ahí comienza la “viralización” (en el buen sentido de la palabra) de la plantilla.
Pero resulta interesante concluir que, si seguimos reproduciendo esa herramienta sin control, generará un efecto indirecto que, en lugar de ayudar, más bien entorpecerá la solución al problema. Tomemos mi ejemplo: ¿no les parece complicado llegar y estimar los beneficios económicos de un proyecto Seis Sigma desde el principio? Y es que, si analizamos la naturaleza del problema divergente, aquel que al principio ni siquiera sabemos cómo resolver, menos aún sabremos cuáles serán los beneficios financieros asociados (como en mi caso, donde el Black Belt estimó $619,000, una cifra totalmente debatible e incierta). En realidad, nuestra querida plantilla más bien nos puso en una encrucijada, obligándonos a hacer algo para lo cual no tenemos ni la más mínima idea de cómo abordarlo.
Otro caso interesante ocurrió cuando un estudiante que estaba cursando la certificación Yellow Belt me contactó un día, y en un tono un tanto apurado pero formal, me preguntó: “Oye profe, ¿no tienes algunas plantillas recomendadas para hacer esto?”. Una vez más, me encontré reflexionando sobre el posible daño que el uso excesivo de plantillas puede causar a la creatividad. Cada proyecto y su enfoque de gestión son como granos de arena en la playa; hay tantas particularidades que resulta difícil imaginar que un conjunto de plantillas pueda adaptarse a todas las necesidades, requisitos, enfoques metodológicos, incertidumbres técnicas, cambios potenciales y demás complejidades de la gestión de proyectos moderna.
Entonces, la idea principal aquí es dejar de depender de las plantillas. Estas herramientas se crean en contextos empresariales que probablemente difieren mucho de nuestras necesidades actuales. El efecto inmediato de utilizar una plantilla de manera inapropiada es que perdemos la oportunidad de reflexionar sobre nuestras necesidades y de encontrar formas creativas de satisfacerlas. En lugar de eso, le animo a considerar el contexto y hacer las siguientes preguntas:
– ¿Qué es lo que realmente necesito hacer aquí?
– ¿He definido claramente el problema?
– ¿Cuáles son mis objetivos y qué quiero lograr?
– ¿Es posible que el desafío técnico que enfrento pueda ser abordado con algo que ya existe, o necesito recurrir a técnicas de pensamiento creativo para resolverlo?
Son todas incógnitas validas, que debe usted considerar antes de recurrir como tiburón blanco atacando a su presa, a usar la famosa plantilla o a pedirla.
Cierto, hay cosas que la plantilla le puede ayudar a realizar, pero recuerde, estamos en tiempos donde la complejidad de los problemas nos hace cada día necesitar de más formas creativas de resolver las cosas, reparafraseando a un colega, las soluciones “arroz con pollo” ya no sirven, las respuestas tipo “futbolista del resumen deportivo” tampoco.
¿Qué debemos hacer entonces? Pues básicamente, creo que hay dos aspectos clave a considerar. En primer lugar, como líderes de proyecto, es fundamental crear un entorno propicio para que las personas piensen y se atrevan a expresarse. La seguridad psicológica y el respeto son fundamentales, así como proporcionar espacios formales para fomentar la creatividad y el uso de técnicas de pensamiento creativo. Además, es importante adoptar un enfoque de facilitador en lugar de simplemente dirigir. Debemos estar al lado del equipo, permitiendo que expresen sus ideas y que descubran cómo abordar los desafíos. Si es necesario, realizar ajustes para mantener el enfoque, pero, sobre todo, mantengamos una visión integral del proyecto. Debemos pensar de manera sistémica para comprender todos los factores involucrados, más allá de las cuestiones más evidentes.
Espero que este mensaje le ayude a gestionar sus proyectos de manera más eficaz y sencilla. ¡Buena suerte! Y recuerde, ¡dejemos que la gente piense!
