Recientemente iniciamos un proyecto muy diferente, y con un componente bastante retador, ya que era el primer proyecto para desarrollar el módulo de inspecciones del proyecto VUI. También era el primer proyecto de mejora utilizando Design for Six Sigma con la herramienta de QFD´s que implementábamos en PXS.
Hago un comercial para aclarar algo: una de las reglas del juego en el desarrollo de QFDs es no buscarle relaciones o formas a lo que no lo tiene. Esto aplica para cuando vemos al cielo y decimos: “Mirá… una nube en forma de perro” y esto no es cierto, no es un perro, es simplemente una nube. En este caso la analogía de verle forma de cohete a la matriz del QFD y no forma de “casa” (por el conocimiento popular de QFD como casa de la calidad) es simplemente un reconocimiento al extraordinario equipo de trabajo que participó en el desarrollo del módulo de inspección a través de QFD.
Ahora bien, para darles contexto del proyecto realizado en el Ministerio de Salud nuestro objetivo era desarrollar el módulo de inspecciones de Permisos Sanitarios de Funcionamiento, integrado a la plataforma Ventanilla Única de Inversión.
Desde la arista organizacional, esta entidad pública se descentraliza de una forma muy interesante. Existe 1 región central, 9 direcciones regionales, y 82 áreas rectoras de salud.
Actualmente este proceso de inspección se realiza de forma física (a pie), utilizando una serie de guías y protocolos que si bien es cierto indican qué hay que hacer, no indica con un alto nivel de especificidad cómo hay que hacerlo. El resultado de esto se ve en que existe una alta variabilidad respecto al método de inspección entre los diferentes grupos de trabajo causados por repetibilidad y reproducibilidad.
Una vez que comenzamos nuestro proyecto nos preguntamos:
¿Cuál es la función de un cohete?
Nuestro cohete tenía un objetivo implícito. Revolucionamos el método de inspección de esta institución pública utilizando Design for Six Sigma a través de QFD´s. Mediante la réplica de preguntarnos 4 veces cómo, llevamos las necesidades de nuestro cliente a un nivel de especificidad tal que nuestros requerimientos de diseño nos dicen muy claramente que debe suceder en cada parte del proceso.
¿Cómo se construye un cohete?
La construcción de nuestro cohete se hizo en función de la ruta que iba a tomar. Tomamos como base un protocolo de inspección y un protocolo de programación, los cuales son los instrumentos legalizados vigentes y que para nuestro proyecto se convirtieron en los materiales con lo que construimos nuestro móvil espacial.
La implementación de un QFD para un proceso se convirtió en un ejercicio iterativo muy dinámico. Los protocolos que utilizamos tienen una secuencia de pasos ordenados, los cuales pudimos seguir al trasladarlos a la matriz del QFD. Esto permitió que se hiciera un proceso muy vivencial y de máximo provecho de los expertos del proceso pues era muy sencillo y simple imaginarse “qué estaba sucediendo” en esa fase del proceso, y poder con facilidad encontrar el grado de correlaciones y relaciones que nos diera como resultado los requerimientos de mayor valor relativo en nuestro diseño.
¿Qué energía utiliza un cohete?
Energía creando sinergia. La selección de un equipo de trabajo a cargo de una gerencia comprometida y que conoce a su gente es un paso en firme hacia un buen desarrollo de proyecto. La posibilidad de contar con un equipo multi disciplinario, de diferentes niveles en la organización y áreas del país nos trajo a las sesiones de trabajo toda la variación necesaria para entender que no existía un proceso estándar de inspección. Al encontrar tantas disimilitudes en algunos de los puntos evaluados, logramos aprovechar esa variación mediante la unificación de criterios, evaluación de normativas vigentes, y consultas al departamento legal.
Esto nos permitió crear un proceso estándar de inspección, el cual existirá solamente en un medio digital, y permitirá únicamente seguir el diagrama de flujo construido y caminar el proceso mediante las posibles salidas que resulten de la inspección en el gemba a auditar.
¿Cómo hicimos de nuestro cohete un vehículo multifuncional y adaptable al cambio?
El diseño del módulo de inspecciones creado no es más que un diagrama de flujo en el que van apareciendo los insumos que se vayan necesitando, según la fase del proceso en la que estemos. Esta herramienta creada debe cumplir con funciones operativas y logísticas internas de cada Área Rectora de Salud, funciones regulatorias en campo, y funciones legales post-inspección. Un ejemplo de esto es que el diseño de nuestra herramienta de inspección debe manejar la parte evolutiva de la innovación en nuevas actividades comerciales que puedan llegar al país, y que mediante la posibilidad de incluir nuevas guías específicas se puedan ampliar la gama de actividades a inspeccionar, además que también permite quitar las guías de actividades que ya no existan y da espacio a la mejora continua a través del tiempo con cada una de estas guías, que fungen como instrumentos de evaluación.
¿Cuál es la misión de nuestro cohete espacial?
La misión de nuestro cohete espacial se resume muy fácilmente pues está alineada al propósito de la institución: Velar por la salud de la población. Todas las actividades que ocurren en las distintas fases del diseño de nuestro proceso se dan debido a este propósito.
Desde la fase de pre-inspección, creamos un sistema de programación que para cada Área Rectora de Salud pueda gestionar su inventario de Permisos Sanitarios de Funcionamiento a inspeccionar, según el tipo de riesgo de la actividad. Esta gestión de programación va acompañada de la revisión previa de los insumos que puedan ser requeridos en campo, para poder validar la disponibilidad antes de coordinar una inspección.
En la fase de inspección, se incluyeron todas las guías e instrumentos previamente normalizados donde a partir de una inspección objetiva y transparente se le pueda auditar al permisionario la información suministrada previamente cuando solicitó su Permiso Sanitario de Funcionamiento; y que para aquellas inspecciones que requieran de apoyo logístico (ya sea de medición con instrumentos especializados, o evaluación de personal profesional calificado) puedan hacer el registro correspondiente con la evidencia necesaria.
Y para finalizar, en la etapa de post-inspección las “X” de nuestro proceso de inspección pueden ser una inspección positiva o una inspección negativa. En caso de tener una inspección positiva el mismo sistema se encargará de dar un aviso al solicitante y dar fin al proceso; pero en caso de que el resultado de la inspección sea negativo, el proceso de aplicación de medidas especiales se activará mediante el uso de los distintos instrumentos estandarizados y mejorados de forma complementaria durante el desarrollo del proyecto; y que además permitirá la gestión de la fase recursiva para todas las partes del proceso, donde participan el solicitante del Permiso Sanitario de Funcionamiento, los directores regionales y de áreas, la Dirección de Asuntos Jurídicos y el Ministro de Salud quién concluye el proceso mediante firma de una apelación.
